Confira 5 fundamentais dicas sobre mapeamento de processos
Cinco dicas para o mapeamento de processos sair certo: objetivo claro, quem executa junto, exceções no desenho, prazos e alçadas, validação com a área.
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05
2024
Para o mapeamento de processos sair certo: defina o objetivo antes de desenhar, levante o processo com quem executa, coloque as exceções no mapa, registre prazos e alçadas de cada etapa e valide o desenho com a área antes de dar por pronto. Essas cinco dicas evitam o resultado mais comum de um mapeamento mal feito: um desenho bonito que ninguém reconhece e que não muda a rotina.
1. Defina o objetivo antes de desenhar
O objetivo decide o nível de detalhe. Mapear para treinar a equipe pede um desenho simples e claro; mapear para uma auditoria pede o registro de cada controle; mapear para automatizar pede regras, alçadas e prazos de cada etapa.
Defina também onde o processo começa e onde termina. Sem esses limites, o mapa cresce para os lados e a equipe passa reuniões discutindo o que nem faz parte dele.
2. Levante o processo com quem executa
Quem conhece o processo como ele é de verdade é quem faz o trabalho, não quem escreveu o procedimento. O gestor sabe como o processo deveria correr; quem executa sabe onde ele trava, quais atalhos existem e que controles paralelos foram criados para dar conta.
Junte as duas visões. Converse com quem executa cada etapa, observe a rotina e peça para ver as planilhas, os formulários e os e-mails que o processo usa. Eles mostram o caminho real.
3. Coloque as exceções no mapa
O processo comum costuma andar bem. O que trava a rotina são as exceções: o pedido devolvido por falta de documento, o urgente que fura a fila, a ausência de quem aprova, o valor acima do previsto.
Pergunte, em cada etapa, "e quando não dá certo?". Cada resposta é um caminho que precisa estar no desenho. Uma exceção que fica de fora volta depois como trabalho por fora, no WhatsApp ou no e-mail.
4. Registre prazos e alçadas de cada etapa
Um mapa só com caixas e setas diz a ordem, mas não diz quanto tempo cada etapa pode levar nem quem pode decidir. Para cada etapa, registre:
- Quem é o responsável, por cargo, e quem substitui.
- Qual é o prazo e o que acontece quando ele estoura.
- Quem aprova até qual valor e para quem vai acima disso.
- O que a etapa precisa para começar: dados, documentos, anexos.
São essas informações que permitem medir o processo depois e, se for o caso, automatizá-lo.
5. Valide o desenho com a área
Antes de dar o mapa por pronto, passe por ele com quem executa e com quem decide, usando casos reais da semana. Se alguém disser "não é bem assim", o mapa ainda não está pronto.
A validação também é o momento de combinar o processo como deve ser: o que vai mudar, quem decide cada ponto e a partir de quando a nova forma vale.
As cinco dicas e o erro que cada uma evita
Cada dica existe para evitar um erro que aparece com frequência nos mapeamentos.
| Dica | Erro que evita |
|---|---|
| Objetivo | Desenho detalhado demais ou de menos para o uso |
| Executor | Mapa do processo ideal, que não acontece na prática |
| Exceções | Trabalho por fora do processo, no e-mail e no WhatsApp |
| Prazos | Etapas sem dono e atrasos que ninguém vê |
| Validação | Desenho que a área não reconhece nem segue |
Perguntas para fazer no levantamento
Um roteiro curto de perguntas ajuda a não esquecer nada na conversa com a área.
- O que dispara este processo e o que o encerra?
- Quem faz cada etapa, e quem faz quando essa pessoa não está?
- Onde o pedido costuma esperar mais tempo?
- Que informação ou documento falta com mais frequência?
- Quem pode aprovar, até qual valor?
- O que acontece quando algo dá errado?
- Que planilha ou controle paralelo existe só para dar conta deste processo?
Perguntas frequentes
Qual é o erro mais comum no mapeamento de processos?
Desenhar o processo como deveria ser, sem antes levantar como ele é. As exceções e os controles paralelos ficam de fora, e o mapa não muda a rotina.
Quanto tempo leva para mapear um processo?
Depende do tamanho do processo e da disponibilidade da área. Um processo simples pode ser levantado em poucas conversas; um que atravessa várias áreas pede mais rodadas de validação.
Preciso de uma notação específica?
Não. Um fluxograma com raias por área resolve a maior parte dos casos. Para processos com muitas regras, a BPMN ajuda. Veja o que é diagrama de fluxo de trabalho.
O que fazer depois de mapear?
Modelar o processo com regras, alçadas, dados e prazos e colocar para rodar. Veja o que é modelagem de processos.
Como a Speedtask faz o mapeamento de processos
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, o mapeamento é parte da entrega, não um produto que termina num PDF. Levantamos com a sua área como o processo corre e desenhamos como ele deve correr, com etapas, regras, alçadas e prazos. Se o desenho já existe, em BPMN ou no manual da ISO, partimos dele.
Depois, a mesma equipe modela, configura no BPMS, treina, coloca em produção e sustenta, para empresas de todo o Brasil.