3 táticas modernas para aumentar a produtividade da equipe rapidamente!
O que tira a produtividade da equipe é retrabalho, espera e cobrança. Veja como identificar essas perdas e 3 táticas práticas para reduzir cada uma.
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2023
Para aumentar a produtividade da equipe, comece cortando o que faz o trabalho andar mais devagar sem que ninguém perceba: o retrabalho, a espera entre uma etapa e outra e o tempo gasto cobrando e procurando informação. Produtividade não é trabalhar mais horas, é entregar mais e melhor no mesmo tempo. Três táticas atacam essas perdas: deixar claro o que é cada tarefa e quem é o responsável, tirar as esperas do caminho com regra e prazo, e trocar a cobrança por andamento visível. Nenhuma delas pede que a equipe se esforce mais; pedem que o trabalho seja organizado de outro jeito.
O que realmente significa produtividade
Produtividade é a relação entre o que a equipe entrega e o tempo e o esforço que essa entrega custou.
Uma equipe pode estar ocupada o dia todo e, ainda assim, pouco produtiva, se boa parte do dia vai em refazer, esperar e perguntar. Por isso, a pergunta certa não é "como fazer a equipe trabalhar mais", e sim "o que está consumindo o tempo dela sem virar entrega".
O que tira a produtividade da equipe
As perdas de produtividade costumam se esconder na rotina, e cada uma tem um sinal que ajuda a reconhecer.
| Perda | Como aparece | O que fazer |
|---|---|---|
| Refazer | Tarefa volta porque faltou informação ou o pedido mudou | Pedido completo antes de começar |
| Espera | Trabalho parado aguardando aprovação ou outra área | Regra de alçada e prazo por etapa |
| Cobrar | Gestor e equipe perguntando "como está?" | Andamento visível para todos |
| Buscar | Tempo procurando documento, versão ou e-mail | Um lugar único para os documentos |
| Desvio | Interrupções o dia inteiro por mensagens | Canal certo para cada tipo de pedido |
Uma forma simples de medir é pedir à equipe que anote, durante uma semana, quanto tempo foi para cada uma dessas perdas. O resultado costuma surpreender e mostra por onde começar.
Tática 1: pedido claro e um responsável por tarefa
Boa parte do retrabalho nasce no começo, quando a tarefa chega incompleta ou sem dono.
- Defina o que é um pedido completo para cada tipo de trabalho: que informações e documentos precisam vir junto.
- Não comece sem o mínimo. Pedido incompleto volta para quem pediu, antes de alguém gastar tempo nele.
- Um responsável por tarefa, com nome. Tarefa de "todos" fica para depois.
- Prazo combinado entre quem pede e quem faz.
Para organizar as tarefas do dia a dia da equipe, veja gerenciador de tarefas para equipes.
Tática 2: tirar as esperas do caminho
O tempo em que o trabalho fica parado entre uma etapa e outra costuma ser maior que o tempo em que alguém está de fato trabalhando nele.
- Mapeie por onde passa o trabalho que mais se repete, como pagamentos, contratos ou admissões.
- Marque onde ele espera: aprovação, conferência, resposta de outra área.
- Defina a regra de alçada: quem aprova o quê, até que valor, para não subir tudo para a diretoria.
- Dê prazo a cada etapa e um aviso antes de estourar.
- Deixe a aprovação acontecer de qualquer lugar, para quem aprova não precisar estar na mesa.
Tática 3: trocar a cobrança por andamento visível
Quando ninguém sabe onde o trabalho está, o jeito é perguntar, e cada pergunta interrompe alguém.
Com o andamento à vista, cada pessoa sabe o que está com ela e o que vem depois, e o gestor vê onde está parado sem precisar cobrar. As reuniões de status ficam curtas ou deixam de existir, e o tempo da conversa vai para resolver o que travou, não para descobrir o que está acontecendo.
Perguntas frequentes
Como medir a produtividade da equipe?
Compare o que foi entregue com o tempo gasto, por tipo de trabalho: pedidos atendidos no prazo, tempo médio por etapa, quantidade de retrabalho. Medir horas trabalhadas não mostra produtividade.
Trabalho remoto diminui a produtividade?
Não necessariamente. O que pesa é a organização: com pedido claro, responsável e andamento visível, a equipe rende de casa ou do escritório. Sem isso, a perda aparece nos dois lugares.
Ferramenta resolve a falta de produtividade?
Sozinha, não. A ferramenta ajuda quando o trabalho já tem regra, responsável e prazo definidos. Sem isso, ela só muda o lugar da bagunça.
Por onde começar?
Pelo trabalho que mais se repete e mais trava. Melhorar um processo de volume alto costuma dar mais resultado que mexer em vários ao mesmo tempo. Veja também metodologias ágeis para o trabalho que muda toda semana.
Como a Speedtask tira as esperas e a cobrança da rotina
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, cada processo roda com regra, prazo e responsável. Com o BPMS, a tarefa chega a quem deve, na vez dela, com o que precisa para ser feita, a aprovação vai a quem tem alçada, pelo celular, e o atraso aparece antes de acontecer. Com o GED, o documento fica junto do processo, sem ninguém precisar procurar.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Veja como entregamos.