Compartilhamento de senhas: por que evitar?
Compartilhar senha no trabalho apaga o registro de quem fez o quê e abre brecha. Veja os riscos e as práticas seguras: acesso por pessoa, cofre e MFA.
20
09
2023
Compartilhar senhas no trabalho é arriscado porque a senha deixa de identificar uma pessoa: o sistema registra que "a conta" fez algo, mas ninguém sabe quem foi. Além disso, cada pessoa a mais que conhece a senha é uma chance a mais de vazamento, e quando alguém sai da empresa o acesso sai junto. A prática segura é dar a cada pessoa o próprio acesso, com a permissão que a função pede, usar um cofre de senhas para as contas que não podem ser individuais e ligar a autenticação em dois fatores (MFA) nos acessos importantes.
Por que as pessoas compartilham senhas no trabalho
O compartilhamento quase nunca nasce de má-fé; ele aparece quando o jeito certo de dar acesso é lento ou não existe.
Os motivos mais comuns são:
- Licença ou acesso por conta: a empresa tem um login só para a área e todo mundo usa.
- Cobertura de férias e ausências: quem sai passa a senha para quem fica.
- Pressa: é mais rápido passar a senha do que pedir um acesso novo.
- Pedido do próprio gestor, que quer ver ou resolver algo na conta de alguém da equipe.
Entender o motivo ajuda a resolver: se o acesso individual for fácil de pedir e rápido de liberar, a senha compartilhada perde a razão de existir.
Os riscos de compartilhar senhas
Os riscos vão além do vazamento e chegam ao controle e à responsabilidade de cada um.
| Risco | O que acontece | O que fazer no lugar |
|---|---|---|
| Rastro | O registro mostra a conta, não a pessoa | Um acesso por pessoa |
| Vazar | A senha circula por mensagem, papel e e-mail | Cofre de senhas, sem enviar a senha |
| Saída | Quem saiu continua sabendo a senha | Desligar o acesso no último dia |
| Acesso | Todos veem tudo o que a conta vê | Permissão pela função |
| Reuso | A mesma senha abre outros sistemas | Senha única por sistema |
O primeiro risco é o mais esquecido. Sem saber quem fez cada ação, não há como responder a uma auditoria, corrigir um erro com a pessoa certa ou provar que um procedimento foi seguido.
Práticas seguras para senhas na empresa
Proteger as senhas é menos sobre regras complicadas e mais sobre dar o acesso certo a cada pessoa, do jeito mais simples possível.
- Um acesso por pessoa. Cada um entra com o próprio login, e o sistema registra quem fez o quê.
- Permissão pela função. A pessoa vê e faz só o que o trabalho dela pede.
- Autenticação em dois fatores (MFA) no e-mail, nos sistemas financeiros e nos acessos de administrador. Mesmo com a senha vazada, falta o segundo fator.
- Cofre de senhas para as poucas contas que não podem ser individuais, como o acesso a um portal de fornecedor. A senha é usada sem ser enviada por mensagem. Veja o que é um gerenciador de senhas.
- Senha longa e única para cada sistema. Uma frase longa e fácil de lembrar costuma ser mais segura que uma palavra curta cheia de símbolos.
- Acesso que acompanha a entrada e a saída de cada colaborador: liberado no primeiro dia, revisto na mudança de função, desligado no último dia.
Como tratar férias, ausências e saída de colaboradores
Os momentos de troca são onde mais se passa senha, e cada um tem uma alternativa simples.
- Férias: em vez de passar a senha, delegue as tarefas para quem vai cobrir, com o acesso da própria pessoa.
- Caixa de e-mail de área: use uma caixa compartilhada com acesso individual, não uma senha conhecida por todos.
- Saída: desligue os acessos no último dia e troque as senhas das contas de cofre que a pessoa usava.
- Mudança de função: revise as permissões, tirando o que a pessoa não precisa mais.
Compartilhamento de senhas e LGPD
Quando a conta compartilhada dá acesso a dados pessoais de clientes, colaboradores ou pacientes, o tema deixa de ser só de segurança.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) pede que quem trata dados pessoais adote medidas de segurança para protegê-los de acessos não autorizados. Saber quem acessou cada dado, e limitar o acesso a quem precisa, faz parte dessas medidas. Confira com o jurídico o que a sua empresa precisa registrar e por quanto tempo.
Perguntas frequentes
É proibido compartilhar senha no trabalho?
Depende da política de cada empresa. Mesmo quando não é proibido, é uma prática a evitar, porque apaga o registro de quem fez cada ação e aumenta o risco de vazamento.
O que é MFA?
É a autenticação em dois ou mais fatores: além da senha, o acesso pede outra prova, como um código no celular. Assim, só a senha não basta para entrar.
Como dar acesso a alguém que vai me cobrir nas férias?
Peça para a pessoa receber o próprio acesso ou para as suas tarefas serem delegadas a ela. Passar a sua senha deixa o que ela fizer registrado no seu nome.
Cofre de senhas e gerenciador de senhas são a mesma coisa?
Sim, são nomes para o mesmo tipo de ferramenta. Veja o que avaliar num gerenciador de senhas.
Como a Speedtask trata o acesso nos processos
Na Speedtask, empresa de gestão de processos e documentos desde 2008, cada pessoa entra no processo com o próprio login. No BPMS, o cadastro de usuários é ilimitado e o valor considera quantas pessoas usam ao mesmo tempo, então não há motivo para dividir senha. E cada processo registra quem fez o quê, e quando, pronto para a auditoria.
A mesma equipe levanta o processo com a sua área, configura, treina e sustenta depois, para empresas de todo o Brasil. Veja como entregamos.