Encontra em segundos
A busca usa os índices definidos com a sua área: fornecedor, colaborador, tipo de documento.
GED · Gestão eletrônica de documentos
GED entregue pronto: sua documentação num só lugar, encontrada em segundos
O dossiê está numa pasta, o contrato numa planilha de vencimentos e a versão que vale ninguém sabe qual é. Com o GED da Speedtask, cada documento tem tipo, índice e permissão, e quem pode ver encontra em segundos, com histórico de quem viu e alterou.
Nós montamos tipos, índices e perfis e entregamos funcionando; a sua área fornece a informação.
Um documento. Dois cenários.Da dispersão ao controle
Sem GED
Onde ficou
o contrato?
A busca depende do lugar e de quem guardou.
Pasta de redeArquivos sem padrão
E-mailVárias versões
PlanilhaPrazos à parte
“Quem tem a versão certa?”Depende de perguntar.
Com o GED da Speedtask
contrato fornecedor
Documento encontrado
Contrato de fornecimento
Versão vigente- Tipo
- Contrato de fornecedor
- Índice
- Fornecedor · CNPJ
- Vencimento
- Data e aviso configurados
- Acesso
- Conforme permissão
- Histórico
- Consultas e alterações
Encontrado em segundos por quem tem acesso.
+50 milhõesde páginas de documentos de clientes, entre GED e digitalização.
Uma mesma equipeDa entrega à sustentação.
Backup em contratoNa hospedagem com a Speed.
Em todo o BrasilAtendimento à sua operação.
Onde o seu documento está hoje
Cada área procura de um jeito.
O GED acompanha.
Organizamos os documentos a partir da rotina de quem precisa encontrar, consultar e controlar.
Dossiês completos. Prazos à vista.
Como costuma ser
O dossiê está na pasta física, o ASO vence sem aviso e a documentação trabalhista está espalhada.
Com o GED
Cada colaborador tem o dossiê digital, e o prazo de ASO e de treinamento avisa antes de vencer.
O contrato e sua história, juntos.
Como costuma ser
O contrato vence sem ninguém ver e a minuta circula por e-mail em versões.
Com o GED
Contrato, aditivo, certidão e apólice ficam juntos, com data e alerta de vencimento, e a versão que vale é a assinada.
A versão certa para a sua equipe.
Como costuma ser
Circulam três versões da mesma instrução de trabalho.
Com o GED
A versão é uma, controlada, com histórico e leitura registrada para a auditoria.
Conhecimento disponível na operação.
Como costuma ser
O procedimento e o documento técnico estão na pasta de rede.
Com o GED
O acervo técnico fica indexado e o procedimento aprovado tem versão única.
Da caixa ao documento pesquisável.
Como costuma ser
As caixas do arquivo morto estão no corredor ou na guarda terceirizada, e achar é abrir caixa.
Com o GED
O acervo fica pesquisável, indexado como você procura.
Se ainda está em papel, a Speed digitaliza no seu Centro de Digitalização, no Espírito Santo, ou ajuda você a montar a digitalização dentro da sua empresa, com locação de scanners e treinamento da sua equipe.
O que muda na rotina
Menos procura.
Mais controle sobre cada documento.
Um sistema GED para trabalhar com a informação disponível, organizada e acessível a quem precisa.
É avisado antes de vencer
O prazo avisa antes, sem planilha paralela.
Sabe quem viu e quem alterou
Cada consulta e cada alteração ficam registradas no documento.
A versão que vale é uma
As revisões ficam no histórico; a equipe vê a versão vigente.
A auditoria recebe o histórico pronto
Consulta, leitura e alteração já registradas, sem levantamento à parte.
Acaba o “pede e espera”
Quem tem permissão consulta direto, sem pedir o arquivo a outra pessoa.
Como entregamos
A informação é sua.
A montagem é com a Speed.
Do levantamento à rotina, nós configuramos o GED com a sua área e acompanhamos o uso depois da entrega.
- 01
Entendemos a sua rotina
Levantamos com a sua área como os documentos são procurados.
- 02
Organizamos o GED
Montamos os tipos de documento, os índices e os perfis de acesso.
- 03
Entregamos e treinamos
Entregamos funcionando e treinamos a sua equipe.
- 04
Seguimos com você
Os ajustes de rotina, como um tipo novo, um índice novo, um usuário ou um perfil, ficam dentro do serviço mensal, feitos pela mesma equipe que entregou.
O projeto anda no ritmo em que a sua área participa: a informação é sua, a montagem é nossa.
Falar com a SpeedVamos conversar
Conte como seus documentos estão hoje.
Um consultor da Speed retorna para entender o seu caso.
Tipos, índices e permissões definidos com a sua equipe. Configuração e sustentação com a Speed.
Prefere falar por telefone?(27) 2441-0800
Conte o seu cenário
Preencha os campos abaixo para iniciar a conversa.
Recebemos seu contato. Um consultor da Speed liga para você em poucos minutos.
Oops! Algo deu errado!
Verifique os campos preenchidos e tente novamente!
Verifique os campos preenchidos e tente novamente!
Usaremos estas informações para retornar seu contato e entender a necessidade da sua empresa.
Para quem decide
Clareza na contratação.
Responsabilidade na entrega.
A Speed responde pelo levantamento, pela configuração e pela entrega prevista em contrato. A sustentação continua com a mesma equipe.
Vamos entender a sua operação →Controle de acesso e rastreabilidade
Permissão por pessoa e por ação. Log de consulta e alteração. Bloqueio de exclusão. Login com o usuário da rede e dois fatores. Histórico pronto para auditoria e para a ISO.
Hospedagem conforme a sua estrutura
Na Speed, com backup em contrato, ou na sua estrutura.
Previsibilidade
Um valor mensal, combinado antes de contratar. Ajustes de rotina já estão incluídos.
O papel
O GED tem os recursos que a lei pede para o documento digital valer como o original. A decisão de descartar é do seu jurídico.
Clientes
Alguns dos clientes da Speed.
Hospitais, administradoras, indústrias, escritórios e prestadores de serviço.
“A Speedtask, através de uma solução para controle documental e uma consultoria especializada, nos possibilitou um gerenciamento customizado para o desafio que enfrentávamos para padronização e controle documental. A solução entregue, além de uma gestão completa dos documentos, nos garante governança e integridade, pilares que preconizamos na ferramenta.”
Roberta MarquesCoordenadora de GRC · UpHealth
“Antes da Speedtask, lidávamos com documentos físicos, mas a ferramenta trouxe a digitalização e facilitou o envio de arquivos. A busca por palavras-chave tornou-se eficiente, e a intuitividade da plataforma facilitou a adaptação. Além disso, destacamos a qualidade, segurança e conformidade com a LGPD. Recomendamos o Speedtask pelo suporte ao cliente e pelos constantes aprimoramentos.”
Erika SilvaArquivista · GDL
“Com os sistemas da Speedtask conseguimos organizar e informatizar muitos processos que antes eram manuais, permitindo assinaturas e acessos centralizados a documentos e otimização de fluxos internos, tornando-os padronizados, práticos e seguros. O suporte é sempre disponível, com uma equipe comprometida e eficiente, prestando uma boa assistência sempre que necessitamos, trazendo resultados ainda mais satisfatórios.”
Glécia Regina OliveiraCoordenadora de TI · AEBES
“Antes do Speedtask, os processos eram amadores e improvisados, com informações dispersas e perdas de dados. Com a implementação do Speedtask, houve uma sistematização eficiente, permitindo uma sequência organizada de tomadas de decisão por setor. Isso proporcionou agilidade, controle preciso das informações e maior segurança nas decisões estratégicas.”
Maely Coelho FilhoVice-presidente · MedSênior
Perguntas frequentes
Antes de começar,
vale esclarecer.
Algumas respostas para ajudar sua equipe a avaliar o próximo passo.
É possível integrar assinatura digital ao GED?
Sim. O S-Sign, nosso produto de assinatura digital e eletrônica, no padrão ICP-Brasil, integra-se ao GED e entra na proposta quando você quiser.
Posso descartar o papel depois?
O GED entrega os recursos para o documento digital valer conforme a lei. A decisão de descartar é do seu jurídico, e há clientes que fazem isso.
Meu acervo ainda está em papel.
A Speed digitaliza no seu Centro de Digitalização, no Espírito Santo, ou ajuda você a montar um centro dentro da sua empresa, com locação de scanners e treinamento da sua equipe. Em qualquer caso, com levantamento e proposta próprios.
Em quanto tempo começa a funcionar?
Em 3 dias o ambiente está configurado. Os tipos de documento, os índices e os perfis de acesso entram depois do levantamento com a sua área.
Minha equipe vai ter mais trabalho?
Não é um sistema a mais para alimentar. É o documento que ela já produz, guardado no lugar certo, com tipo e índice, e encontrado em segundos por quem tem acesso.
Preciso de estrutura de TI?
Não. Hospedamos na Speed, com backup em contrato. Se preferir, o GED roda na sua estrutura.
Quantos usuários posso ter?
Quantos precisar. O cadastro é ilimitado, e o valor considera quantas pessoas usam ao mesmo tempo.
O que está no valor mensal?
A licença, a hospedagem quando é na Speed, e os ajustes de rotina: tipo de documento, índice, usuário e perfil.
GED e BPMS são separados?
Fazem parte da mesma solução. Um documento no GED pode iniciar um processo, e um processo pode publicar um documento no GED.
Serve para auditoria e ISO?
Sim. Cada documento tem versão vigente, permissão de acesso e histórico de quem consultou e alterou, que é o que a auditoria pede. Clientes certificados usam a Speedtask nos processos de qualidade, contratos e fornecedores.