Entenda o processo do BPMS e garanta a execução correta dos processos na sua empresa

Para que você aumente a competitividade da sua empresa, é fundamental que antes entenda o processo do BPMS. Trata-se de um sistema que garante a execução das tarefas conforme o planejamento. Ou seja, é uma ferramenta que permite criar e acompanhar de forma automatizada todos os processos.

Desse modo, é possível diminuir o risco de falhas, reduzir custos e aumentar a produtividade. Também, há um aumento da qualidade dos processos. Como consequência, os resultados financeiros são maiores e a empresa conquista um espaço de mais destaque no mercado.

Quer saber como funciona esse sistema e de que forma ele garante mais eficiência nos processos? Então, acompanhe o post para entender mais sobre o assunto!

Afinal, o que é BPMS?

Antes de mais nada, para que você entenda o processo do BPMS, é preciso compreender do que se trata. Basicamente, é a sigla para "Business Process Management Software", isto é, sistemas criados para a gestão do processo do negócio.

Elaborar e seguir um planejamento das atividades pode ser algo bastante complexo, pois envolve uma série de tarefas e pessoas. Isso aumenta a probabilidade de falhas e esquecimentos, prejudicando todo o fluxo de trabalho de uma empresa.

Então, o BPMS age como um facilitador da gestão. Isso porque ele permite a criação do projeto, modelagem, simulação, implementação, acompanhamento e a melhoria dos processos. 

Em resumo, o BPMS é um software capaz de colocar em prática o planejamento das atividades da forma mais eficiente.

Mas, como funciona o BPMS?

Na prática, o BPMS procura redesenhar os fluxos de trabalho de um negócio com objetivo de torná-los mais otimizados. Para isso, o gestor utiliza uma plataforma que conta com uma série de ferramentas, como:

• representação gráfica e mapeamento dos fluxos de trabalho;
• indicadores;
• automatização dos processos;
• integração com o sistema de gestão da empresa;
• gestão de documentos eletrônicos.
  

Um bom planejamento de tarefas define os responsáveis por cada etapa, sequência de realização, os insumos utilizados, prazo de execução e demais detalhes. Entretanto, quando não há automatização, há uma grande possibilidade de haver erros e atrasos.

Por exemplo, vamos imaginar uma empresa do ramo de vestuário. Então, digamos que um funcionário inicia um processo de compra de fios de costura. Assim que isso ocorre, o gestor recebe uma notificação para aprovar ou não a compra. Caso ele aprove, um responsável do setor de compras vai receber uma notificação para cotar e comprar.

Essa ação pode parecer simples de ser executada. Contudo, imagine uma grande confecção, que possui diariamente a necessidade de comprar variados insumos. Sem automatização o processo ficará muito mais lento.

Também, há diversas tarefas sendo realizadas ao mesmo tempo e cada uma depende de outra. Ou seja, se houver qualquer erro em uma etapa, todas as seguintes serão prejudicadas.

Quais são os benefícios do BPMS?

O BPMS torna tudo mais rápido e fácil. Basta informar ao software quais e como são os processos do seu negócio que ele indicará o melhor fluxo de atividades. 

Além disso, como é integrado ao sistema de gestão, ele avisará cada responsável sobre a tarefa que deve realizar, com detalhes como prazo e formas de execução. Também emite alertas de atraso, avisa o gestor sobre falhas, emite relatórios para auxiliar na tomada de decisões, entre outras funções. 

Tudo isso sem a necessidade de utilizar papéis, documentos físicos, formulários e fluxogramas impressos ou mesmo e-mail. Tudo será feito na própria plataforma.

Enfim, para aumentar o desempenho da sua empresa, é essencial que você entenda o processo do BPMS. E, agora que você já sabe como o sistema funciona, não deixe de utilizá-lo no seu negócio. Afinal, ele aumenta a produtividade, reduz os custos e ajuda a otimizar todos os processos.
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